La liquidación de obras por administración directa se realiza según la Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG
Se debe entender que un proyecto implica la ejecución de varios componentes; infraestructura (ejecución de obra por administración directa u obra por contrata), equipamiento, capacitación y soporte tecnológico, los cuales constituyen el costo principal del mismo. Además se añaden los costos por elaboración del expediente técnico, supervisión (obra y/o ET) y liquidación. Todos estos deben reflejarse en la liquidación física-financiera que se realice.
El MEF recomienda recomienda considerar los plazos estimados en cada uno de los pasos de este procedimiento.
Pasos para liquidar obras por administración directa:
- Dentro de los 5 días calendario posteriores a la conclusión a la recepción de la obra, el residente de obra, realiza el informe final y lo presenta a la Gerencia de infraestructura, quien previa revisión, lo traslada a la Oficina de liquidación de la entidad.
- Dentro de los 5 días naturales siguientes la Oficina de liquidación, a través de un informe, propone a la Gerencia general los integrantes de la Comisión de liquidación de obra, para la emisión de la resolución que designe dicha comisión.
- Instalada la Comisión de liquidación, tiene 2 días calendario para definir la modalidad de liquidación y presenta a la Gerencia general, el plan de trabajo de un equipo liquidador o los TDR para contratar un equipo externo. Si la Gerencia general decide contratar un equipo liquidador, en el término de 14 días calendario dispone la contratación a la Oficina de logística.
- El equipo liquidador revisa, analiza y contrasta técnicamente lo verificado físicamente en la obra con el informe final presentado por la Gerencia de infraestructura, emitiendo un informe técnico de evaluación del proyecto de acuerdo a plazos que varían de acuerdo al monto del proyecto. Si es mayor a 5 millones, hasta 30 días, Si es mayor a 10 millones, hasta 60 días y Si es mayor a 20 millones, hasta 90 días
- El equipo liquidador, dentro de 7 días calendario, remite a la Oficina de liquidación el informe final para su validación por la Gerencia de infraestructura sobre el informe técnico, y a la Oficina de contabilidad para la conciliación de la información en el informe financiero, si estás oficinas observan el informe final lo devuelven al equipo liquidador para las aclaraciones correspondientes, a través de la Oficina de liquidación en el plazo de 3 días naturales. Si el informe final no es observado, la Oficina de liquidación otorga la conformidad al informe presentado y lo remite a la Comisión de liquidación en el plazo de 1 día calendario.
- La Comisión de liquidación elabora y suscribe el acta de liquidación técnico - financiero de la obra, que incluye las conclusiones y recomendaciones, y lo presenta a la Gerencia general para su aprobación.
- Dentro de los 5 días siguientes La Gerencia general aprueba la liquidación, a través de una resolución y dispone la rebaja contable, la transferencia de la obra e implementación de las recomendaciones contenidas en el acta de liquidación - técnico financiero.
- Dentro de los 2 días calendario posteriores la Comisión de liquidación elabora y suscribe el acta de liquidación técnico - financiero de la obra, que incluye las conclusiones y recomendaciones, y lo presenta a la Gerencia general para su aprobación.
- La Gerencia general aprueba la liquidación, a través de una resolución y dispone la rebaja contable, la transferencia de la obra e implementación de las recomendaciones contenidas en el acta de liquidación - técnico financiero, en un plazo de 5 días calendario.
- Dentro de los 3 días naturales de recibido, la Oficina de contabilidad realiza la rebaja contable, en la cuenta contable 33.3 Construcciones en curso, y lo reclasifica en el balance general.
- Dentro de los 3 días calendario siguientes la Gerencia general, a través de una resolución, a propuesta de la Gerencia de Infraestructura, designa la Comisión de transferencia.
- Designada la Comisión de Transferencia, una vez determinado el monto final de la obra, realiza la transferencia contable y financiera a la entidad encargada de la futura operación y mantenimiento del proyecto, en un plazo de 14 días calendario.
- Con el acta de transferencia y el resultado de la liquidación - técnica financiera, la Gerencia de infraestructura, procede al registro del formato N° 9, en los dos días calendarios posteriores.
El Informe final de la obra contiene:
- Acta de recepción de obra.
- Acta final de obra.
- Planos de reemplanteo.
- Movimiento de almacén.
- Protocolos de pruebas de calidad.
- Peritajes técnicos.
- Expediente técnico inicial.
- Reportes de la Oficina de Almacén.
- Reportes de Infobras y el Banco de Inversiones.
El informe técnico contiene
- ·Evaluación sobre la ejecución realizada (programado vs ejecutado).
- ·Detalle de los gastos que demandó la ejecución (costo real de la obra).
- ·Evaluación del proceso constructivo y el manejo del presupuesto.